Как оформить недостачу товара при инвентаризации

Содержание:

Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная

Обновление: 13 декабря 2016 г.

В процессе инвентаризационной проверки контролирующей комиссией составляются описи. При выявлении несовпадения фактических данных о наличии учитываемых объектов с учетными сведениями организации заполняются сличительные ведомости, в которых фиксируются как излишки, так и недостачи, обнаруженные при инвентаризации.

У лиц, ответственных за сохранность фактически отсутствующих активов, руководству организации надлежит выяснить причины и обстоятельства их утраты. В соответствии с полученными объяснениями необходимо принять решение о том, будет ли произведено списание недостающих объектов за счет виновных лиц или утрата будет отнесена на издержки производства и обращения.

Оформление сличительных ведомостей

Составление сличительных ведомостей – первый этап оформления недостачи при инвентаризации.

Сличительные ведомости возможно составить двумя способами:

  • в виде отдельного документа. При этом форму такого документа можно разработать самостоятельно либо воспользоваться формой ИНВ-19, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
  • в виде единого документа на основе формы инвентаризационной описи, дополненной параметрами, необходимыми для формирования сличительной ведомости.

Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета.

Объяснительная о недостаче при инвентаризации. Образец ее составления

Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения.

На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со ст. 247 ТК РФ обязано потребовать у сотрудника, в чьем ведении находились утраченные ценности, объяснения в письменном виде. Необходимо это для решения вопроса об источниках возмещения недостачи, вскрытой при инвентаризации, а именно есть ли основания относить недостачу на ответственное лицо.

У сотрудника в соответствии со ст. 193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.

Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу. Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана. В записке обязательно указываются должность, фамилия и инициалы написавшего ее сотрудника. Удостоверение записки его личной подписью также обязательно.

В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.

Пример 1: «Недостача 17 банок краски «Белила цинковые» производства Ивановского лакокрасочного завода была обнаружена мною при вскрытии ящика, полученного 13.09.2016 по товарной накладной №145 от ООО «Мир красок», о чем мною была составлена докладная записка на имя начальника склада Иванова А.П. Копию прилагаю».

Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.

Пример 2: «Предполагаю, что недостающие в витрине-холодильнике 857 грамм сосисок молочных производства Томаровского мясокомбината съела кошка, которая была обнаружена мною в витрине-холодильнике в 14-00 25.10.2016 после моего возвращения с обеденного перерыва. В 13-00 холодильник мною был закрыт, но во время обеденного перерыва уборщица Петрушко Г.И. мыла стекла в витрине-холодильнике и забыла его закрыть».

Пример 3: «Недостача товара по всем указанным позициям в магазине могла произойти в результате краж товаров покупателями, т.к. в зале магазина покупатели берут товар самостоятельно и один контролер не может уследить за всеми и предотвратить кражи».

Ответственное лицо организации при приеме объяснительной проставляет на ней дату получения и входящий номер.

Приказ о недостаче при инвентаризации. Образец составления.

Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.

Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.

Решение руководителя закрепляется в приказе. Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.

Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. 10 000 (десять тысяч рублей)».

Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб. на издержки производства».

Если недостача произошла по вине неустановленных лиц, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи трех бутылок масла растительного «Слобода» стоимостью 300 руб. вследствие кражи их из торгового зала неустановленными лицами списать выявленные убытки на финансовый результат».

Скачать образец приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации

glavkniga.ru

Недостача при инвентаризации: что делать

При проведении инвентаризаций на фирмах, учреждениях, складах, торговых точках, зачастую результатом является выявление недостачи ценностей. Оформление итогов должно осуществляться в соответствии с нормами регулирующего законодательства и по правилам бухгалтерского учета.

Законом четко устанавливается ответственность лиц, работающих в организации, где определилась недостача, а также действия работодателя при ее обнаружении.

Определение

Недостачей считается выявленная в результате полного или частичного пересчета определенной группы товаров или имущества разница между бухгалтерским остатком и фактическим, актуальным на данный момент времени.

Главным документом нормативно-правового характера, регламентирующим ход и дальнейшие действия при инвентаризации, является Распоряжение Минфина №49 от 13 июня 1995 года. В соответствии с ее положением, первоначальные действия, которые должна осуществить инвентаризационная комиссия после получения результатов пересчета, такие:

  • установление степени ответственности каждого из причастных лиц;
  • истребование дебиторских задолженностей, находящихся под сомнением, а также перевод незавершенных бартерных операций и имеющихся долгов;
  • составление описи ценностей, которые уже являются непригодными или не подлежащими восстановлению;
  • выявление причин недостачи (иногда излишков);
  • получение объяснений по факту недостачи.

При выявлении недостачи последующие действия могут отличаться в зависимости от наличия виновных лиц или их отсутствия. Законом и существующими нормативами прописаны также дальнейшие действия работодателя и сотрудников предприятия или торговой точки.

Если виновные лица отсутствуют

Выявленные при пересчете различия между фактическим и числящимся по бухгалтерии остатком, превышающие нормы естественной убыли, хранения или реализации, должны сниматься с остатка за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют, либо их вина не доказана (или обжалована в судебном порядке в их пользу), тогда убытки от недостачи списывают по соответствующим счетам как финансовые результаты.

При недостаче на торговой точке в отношении продавца могут быть осуществлены следующие действия:

  1. Требование составления объяснительной по поводу выявления недостачи.
  2. В случае наличия вины продавца или же имеющейся ответственности согласно подписанному коллективному договору материальной ответственности сумма недостачи, не подлежащая списанию на убытки, может вычитаться из заработной платы (первая – практически в полном размере, последующие – в определенном проценте). Размер процентных вычетов при необходимости превышения 20% может устанавливаться исключительно в судебном порядке.
  3. Взимаемые суммы не могут превышать должностного оклада работника, однако, при соответствующем решении судебных органов, такой вариант вполне возможен. В таком случае отдельно может идти разбирательство по поводу источника погашения должной суммы.

Работодателю

В случае подтверждения факта недостачи работодатель вправе совершить следующие действия:

  1. Потребовать от числящихся работников оформления объяснительной по факту нехватки ценностей.
  2. В том случае, если сотрудник (или несколько сотрудников) уклоняется от написания объяснительной или полностью отказывается, составить акт в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
  3. Взыскать со своих работников сумму недостачи. Такой действие можно совершить только в течение одного календарного месяца со дня окончательного выведения результатов инвентаризации. По истечении указанного срока взыскание также может быть применено, но уже в судебном порядке.
  4. Отдать распоряжение о взыскании с работника суммы, не превышающий среднего месячного оклада.
  5. В случае желания осуществить взыскание в размерах, превышающих определенные законодательством, либо в течение сроков, не предусмотренных ним, все подобные вопросы решаются исключительно через суд.

Материально-ответственному лицу (администратору)

В отношении ответственного лица (им может быть администратор, старший кассир, начальник склада и т.д.) законом предусматриваются такие положения:

  • после документального оформления акта о недостаче наступает ответственность лица, которое по документам несет ее;
  • ответственность может наступать как в связи с положениями законодательства, так и по содержанию подписанного договора материальной ответственности;
  • в том случае, если недостача числящегося по учету не связана с исполнением трудовых обязанностей, тогда вопрос наложения ответственности может определиться только после судебного разбирательства.

Оформление

После обнаружения нехватки средств при инвентаризации после окончательной сверки всего происходит оформление специальной ведомости, которая содержит подробные сведения о выявленных расхождениях по фактическому и бухгалтерскому остатку. Она содержит следующее:

  • размер, в котором выявлена недостача (в ее денежном выражении);
  • показатели естественной убыли, допустимые для данной организации;
  • стоимость товара (рыночная и балансовая) и выведенная разница между ними.

Составленная ведомость оформляется, далее подписывается членами комиссии, которая участвовала в пересчете. После отчеты направляются в бухгалтерию, где уже осуществляется сверка фактических остатков и учетных. Для оформления недостачи существуют специальные унифицированные формы:

  • акт инвентаризации в продукции, которая еще находится в пути;
  • опись товара, который уже принят и хранится либо в складском помещении, либо в торговом зале;
  • общая сличительная ведомость.

Производить списание товаров по результатам пересчета можно при таких факторах:

  • снятие с остатка производится непосредственно за тот календарный год, в котором производилась инвентаризация;
  • четко определено количество недостающего товара или ценностей;
  • товар, списываемый одной позицией, должен полностью совпадать по своему названию.

Порядок проведения списания таков:

  • руководящим лицом издается приказ (если другое не предусмотрено внутренними правилами организации);
  • списывается с кредита в дебет по установленному порядком счету;
  • в том случае, если необходимо покрыть транспортные расходы и оплатить труд сотрудникам, принимавшим участие в инвентаризации, тогда к тому же счету по дебету добавляется необходимая сумма;
  • происходит получение из бухгалтерии расчетов по норме естественной убыли и сопоставляют фактическую недостачу с ними (в том случае, если фактическая превышает их, тогда осуществляется списание);
  • по поводу НДС при списании действия могут быть различными: его можно как восстанавливать (отразив сумму по дебету), так и нет.

При полученных результатах инвентаризации может выявиться как общая недостача ценностей, так и излишек. Также возможен вариант так называемой «пересортицы» товара, когда необходимо снять с остатка одни наименования, а оприходовать другие. Порядок их отражения следующий:

  1. По излишку объекты приходуются на момент проведения пересчета по той цене, которая на данный момент является рыночной (если другой порядок не прописан правилами организации). Денежные значения относятся на финансовые результаты (прибыль) вместе с прочими расходами в обычных организациях или на доходы в НКО.
  2. По недостаче, если она подпадает под естественную убыль, суммы направляются как расходы или издержки.
  3. Недостача, которая превышает размер естественной убыли – списание производится за счет виновных лиц. Если таковые не установлены, тогда списывают на фин. результаты.

Списание недостачи оформляется такими проводками:

  • по ТМЦ – дебет 94, кредит 10;
  • по объектам основных средств – дебет 94, кредит 01;
  • по готовой продукции – дебет 94, кредит 41 и 43;
  • по естественной убыли — дебет 20, 25, 44, кредит 94;
  • за счет виновного лица – дебет 73, кредит 94;
  • на прочие расходы – дебет 91.2, кредит 94.

По поводу взыскания выявленной недостачи существуют такие правила:

  • такой процесс возможен при наличии подписанного договора материальной ответственности;
  • ответственность лица может быть как полная, так и частичная – от этого определяется и сумма взыскания.

Касаемо взыскания существуют вопросы, которые могут решаться только в суде, из них можно отметить следующие:

  • возврат недостачи при увольнении виновного лица, поскольку невозможно удержать сумму из его зарплаты;
  • если работник не соглашается с суммой взыскания или вообще фактом его наличия;
  • если сотрудник организации по выполняемым обязанностям не может являться материально ответственным.

Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостач представлены в данном видео.

znaybiz.ru

Недостача и излишки товара

Инвентаризация

Когда испортился товар, или откуда-то оказался лишний, или вы нутром чуете, что что-то не так, вы берете и пересчитываете остатки. Для небольшого бизнеса в простом виде это и есть инвентаризация. По-хорошему, ее нужно проводить регулярно и закрепить график внутренним документом. А внепланово проводить — по «тревожному звонку» интуиции. Чтобы инвентаризация принесла пользу, результаты нужно оформить документом — инвентаризационной ведомостью. Если обнаружили недостачу — есть, например, сличительная ведомость. Формы документов вы можете разработать свои. Главное, документы должны содержать информацию о том, соответствует или не соответствует фактически количество товара с данными в первичных документах. В дальнейшем такие ведомости будут являться подтверждением понесенных убытков.

По итогам инвентаризации могут выявиться недостача товаров или излишек.

Как оформить недостачу

Официальные причины недостачи могут быть следующие:

  • издержки производства и обращения (при транспортировке, хранении товаров);
  • издержки за счет виновных лиц;
  • издержки, когда виновные не установлены, или в суде не удалось доказать их вину.

В зависимости от причины вы будете по-разному списывать в расходы сумму убытка по недостаче.

Издержки производства и обращения должны быть подтверждены первичными документами — различными актами выявленных недостач и порчи. Их вы можете разработать сами, или применять уже привычные торговые документы: ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров) и так далее.

Расследование причин недостачи иногда приводит к «козлу отпущения» виновному сотруднику. Если сотрудник — материально ответственное лицо, с него можно взыскать возмещение ущерба. Ущерб считается на основе закупочной стоимости недостающего товара. Упущенная выгода в виде вашей наценки в расчет не идет. В любом случае, работник должен написать письменное объяснение причин недостачи. Дальше, если вы будете взыскивать с него возмещение, то оформите решение приказом. Это понадобится для списания в расходы или для разборок с сотрудником в суде.

Если сотрудник не является материально ответственным лицом, или в суде вы не смогли доказать его вину, то ущерб на него вы не повесите. Порчу в этом случае можно будет возместить альтернативными способами (о них ниже).

Если виновное лицо не установлено, то пропажу товара вы не сможете возместить или списать в расходы.

Как учитывать недостачу в налогах

Естественное желание предпринимателя, списать недостачу в налоговые расходы, приводит нас к закрытому перечню расходов в статье 346.16 НК РФ. Как таковая, недостача и порча товара в этом списке не поименована. Но.

В пункте 5 статьи 346.16 есть статья Материальные расходы, к которым, помимо остальных затрат, другая статья НК (ст. 254) относит потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товаров в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ.

Что такое естественная убыль?

Во время хранения масса товара может измениться по естественным причинам, например, в результате вымораживания, усушки, разлива и т п. или, например, во время транспортировки товар может быть поврежден по причине естественной ломкости. Такие потери товара считают естественной убылью, её сложно подтвердить документально, поэтому для определения величины потери законодательством установлены показатели.

Нормы естественной убыли устанавливаются по каждой отрасли соответствующими министерствами. Например, нормы естественной убыли продовольственных товаров устанавливаются приказами Минпромторга, нормы медикаментов приказами Минздравсоцразвития. Более того, эти нормы разрабатываются с учетом условий хранения, транспортировки, климата и сезонности. Утверждаются они до сих пор, поэтому могут встречаться нормативы со времен СССР.

Значения обычно устанавливаются в процентах от массы товара — их можно найти в справочных материалах или непосредственно в нормативно-правовых актах.

Сумма естественной убыли рассчитывается путем умножения количества товара на его норму естественной убыли, а затем на стоимость единицы товара.

Итак, в рамках этой самой естественной убыли вы сможете списать недостачу и порчу на налоговые расходы.

Естественно, для налоговой у вас должен быть в наличии полный боекомплект:

  • инвентарные ведомости;
  • акты, подтверждающие недостачу;
  • объяснительная записка сотрудника и т д.

Для организаций могут быть произведены расчеты естественной убыли, оформленные бухгалтерской справкой.

А что делать, когда издержки превышают норму естественной убыли и/или были понесены за счет конкретного сотрудника?

Иных условий, по которым можно отнести к расходам потерю товара, закрытый перечень не содержит, поэтому сразу можно сделать вывод: в налоге УСН можно учесть недостачу и порчу товара только в пределах установленных норм естественной убыли.

Поступления от виновных лиц в качестве возмещения ущерба признается внереализационным доходом. В налогооблагаемую базу сумму возмещения нужно будет включить на дату возмещения ущерба виновным лицом.

Для упрощенщика картина получается не совсем выгодная, мало того, что недостачу выше нормы естественной убыли нельзя признать в расходах, еще и сумма возмещения признается доходом, который нужно учесть при расчете налога УСН. Для упрощенщика проще оформить возмещение в виде продажи товара виновному лицу. Ведь виновному без разницы, по какому документу он будет вам возмещать ущерб, а фирме можно будет при продаже списать себестоимость реализованного товара и конечно отразить доход от реализации. Если виновному реализовать по себестоимости — налогов с такой операции не возникнет. Налицо возможность оптимизировать налог. В принципе такой способ подходит не только в случае с виновными лицами, но и в случае частичного повреждения или порчи товара. Продать такой товар можно с уценкой — минимизируя потери и налоговую нагрузку.

Пересортица при расчете налога УСН

Выявленные излишки товара признаются вашим внереализационным доходом. Учитывать взаимозачет излишков и недостач при пересортице в налоге УСН нельзя.

Рыночную стоимость излишков товара нужно включить в налогооблагаемую базу на дату проведения инвентаризации, а при продаже товара покупателю не забудьте учесть доход от реализации. При этом, как уверяют письма Минфина, двойного налогообложения не возникает, потому что сначала организация учитывает внереализационный доход от излишков, а затем оплату от покупателя.

Более того, расходы, связанные с приобретением товара для дальнейшей перепродажи, вы не сможете списать, разъяснений по этому поводу чиновники не дают. Для признания расхода в налоге УСН он должен быть оплачен, а в случае пересортицы доказать это невозможно.

Следить за остатками товаров, проводить инвентаризации и анализировать продажи помогают товароучётные сервисы. Читайте о них в статье.

Устали от предпринимательской рутины?

Справочная / Товары

Недостача и излишки товара

Инвентаризация

Когда испортился товар, или откуда-то оказался лишний, или вы нутром чуете, что что-то не так, вы берете и пересчитываете остатки. Для небольшого бизнеса в простом виде это и есть инвентаризация. По-хорошему, ее нужно проводить регулярно и закрепить график внутренним документом. А внепланово проводить — по «тревожному звонку» интуиции. Чтобы инвентаризация принесла пользу, результаты нужно оформить документом — инвентаризационной ведомостью. Если обнаружили недостачу — есть, например, сличительная ведомость. Формы документов вы можете разработать свои. Главное, документы должны содержать информацию о том, соответствует или не соответствует фактически количество товара с данными в первичных документах. В дальнейшем такие ведомости будут являться подтверждением понесенных убытков.

По итогам инвентаризации могут выявиться недостача товаров или излишек.

Как оформить недостачу

Официальные причины недостачи могут быть следующие:

  • издержки производства и обращения (при транспортировке, хранении товаров);
  • издержки за счет виновных лиц;
  • издержки, когда виновные не установлены, или в суде не удалось доказать их вину.

В зависимости от причины вы будете по-разному списывать в расходы сумму убытка по недостаче.

Издержки производства и обращения должны быть подтверждены первичными документами — различными актами выявленных недостач и порчи. Их вы можете разработать сами, или применять уже привычные торговые документы: ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров) и так далее.

Расследование причин недостачи иногда приводит к «козлу отпущения» виновному сотруднику. Если сотрудник — материально ответственное лицо, с него можно взыскать возмещение ущерба. Ущерб считается на основе закупочной стоимости недостающего товара. Упущенная выгода в виде вашей наценки в расчет не идет. В любом случае, работник должен написать письменное объяснение причин недостачи. Дальше, если вы будете взыскивать с него возмещение, то оформите решение приказом. Это понадобится для списания в расходы или для разборок с сотрудником в суде.

Если сотрудник не является материально ответственным лицом, или в суде вы не смогли доказать его вину, то ущерб на него вы не повесите. Порчу в этом случае можно будет возместить альтернативными способами (о них ниже).

Если виновное лицо не установлено, то пропажу товара вы не сможете возместить или списать в расходы.

Как учитывать недостачу в налогах

Естественное желание предпринимателя, списать недостачу в налоговые расходы, приводит нас к закрытому перечню расходов в статье 346.16 НК РФ. Как таковая, недостача и порча товара в этом списке не поименована. Но.

В пункте 5 статьи 346.16 есть статья Материальные расходы, к которым, помимо остальных затрат, другая статья НК (ст. 254) относит потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товаров в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ.

Что такое естественная убыль?

Во время хранения масса товара может измениться по естественным причинам, например, в результате вымораживания, усушки, разлива и т п. или, например, во время транспортировки товар может быть поврежден по причине естественной ломкости. Такие потери товара считают естественной убылью, её сложно подтвердить документально, поэтому для определения величины потери законодательством установлены показатели.

Нормы естественной убыли устанавливаются по каждой отрасли соответствующими министерствами. Например, нормы естественной убыли продовольственных товаров устанавливаются приказами Минпромторга, нормы медикаментов приказами Минздравсоцразвития. Более того, эти нормы разрабатываются с учетом условий хранения, транспортировки, климата и сезонности. Утверждаются они до сих пор, поэтому могут встречаться нормативы со времен СССР.

Значения обычно устанавливаются в процентах от массы товара — их можно найти в справочных материалах или непосредственно в нормативно-правовых актах.

Сумма естественной убыли рассчитывается путем умножения количества товара на его норму естественной убыли, а затем на стоимость единицы товара.

Итак, в рамках этой самой естественной убыли вы сможете списать недостачу и порчу на налоговые расходы.

Естественно, для налоговой у вас должен быть в наличии полный боекомплект:

  • инвентарные ведомости;
  • акты, подтверждающие недостачу;
  • объяснительная записка сотрудника и т д.

Для организаций могут быть произведены расчеты естественной убыли, оформленные бухгалтерской справкой.

А что делать, когда издержки превышают норму естественной убыли и/или были понесены за счет конкретного сотрудника?

Иных условий, по которым можно отнести к расходам потерю товара, закрытый перечень не содержит, поэтому сразу можно сделать вывод: в налоге УСН можно учесть недостачу и порчу товара только в пределах установленных норм естественной убыли.

Поступления от виновных лиц в качестве возмещения ущерба признается внереализационным доходом. В налогооблагаемую базу сумму возмещения нужно будет включить на дату возмещения ущерба виновным лицом.

Для упрощенщика картина получается не совсем выгодная, мало того, что недостачу выше нормы естественной убыли нельзя признать в расходах, еще и сумма возмещения признается доходом, который нужно учесть при расчете налога УСН. Для упрощенщика проще оформить возмещение в виде продажи товара виновному лицу. Ведь виновному без разницы, по какому документу он будет вам возмещать ущерб, а фирме можно будет при продаже списать себестоимость реализованного товара и конечно отразить доход от реализации. Если виновному реализовать по себестоимости — налогов с такой операции не возникнет. Налицо возможность оптимизировать налог. В принципе такой способ подходит не только в случае с виновными лицами, но и в случае частичного повреждения или порчи товара. Продать такой товар можно с уценкой — минимизируя потери и налоговую нагрузку.

Пересортица при расчете налога УСН

Выявленные излишки товара признаются вашим внереализационным доходом. Учитывать взаимозачет излишков и недостач при пересортице в налоге УСН нельзя.

Рыночную стоимость излишков товара нужно включить в налогооблагаемую базу на дату проведения инвентаризации, а при продаже товара покупателю не забудьте учесть доход от реализации. При этом, как уверяют письма Минфина, двойного налогообложения не возникает, потому что сначала организация учитывает внереализационный доход от излишков, а затем оплату от покупателя.

Более того, расходы, связанные с приобретением товара для дальнейшей перепродажи, вы не сможете списать, разъяснений по этому поводу чиновники не дают. Для признания расхода в налоге УСН он должен быть оплачен, а в случае пересортицы доказать это невозможно.

Следить за остатками товаров, проводить инвентаризации и анализировать продажи помогают товароучётные сервисы. Читайте о них в статье.

e-kontur.ru

Недостача при инвентаризации

В ходе проведения проверки ответственными лицами может быть выявлена недостача при инвентаризации. Причин тому может быть несколько. Например, работник предприятия недобросовестно выполнял свою работу, поставщик привез только часть товара. Естественная убыль тоже может стать причиной потерь. Каждая из ситуаций имеет свои особенности.

Неопытные бухгалтера или руководители не всегда понимают, как оформить недостачу при инвентаризации, а ведь это очень важный момент. Каждый случай разберем отдельно.

Естественная убыль

Понятие и размеры естественной убыли связаны с технологическими условиями на предприятии. Они зависят от следующих факторов:

  • способов хранения;
  • последовательности и технологии транспортировки;
  • климатических условий;
  • сезонных колебаний.

Например, если предприятие закупает сыпучие материалы, то изменение их общего веса вследствие транспортировки вполне объяснимо. Оформление недостачи при инвентаризации в этом случае связано со списанием несоответствий на естественную убыль.

Но существует определенная норма естественной убыли. Она определяется на законодательном уровне и пересматривается каждые 5 лет. Сейчас действуют показатели, закрепленные в письме Минфина №03-03-06/1/783, вступившего в силу еще 8 ноября 2007 года. Если в результате инвентаризации выявлена недостача, то ее размеры сравнивают с действующими нормами. Выше нормы списать недостачу на естественную убыль нельзя.

Пересортица

Недостача имеющихся запасов в бухучете отображается только после взаимозачетов по пересортице. Если и после нее остается недостача, то ее списывают на естественную убыль, но только по тем наименованиям, где была выявлена недостача.

Использовать пересортицу можно далеко не всегда. Если была выявлена недостача товаров по результатам проведенной инвентаризации, то произвести взаимный зачет недостач и излишков можно в исключительных случаях, если они были выявлены в одном отчетном периоде. Причем ответственным за оба наименования должен быть один человек, а их количество и наименования должны быть одинаковыми.

Еще до момента проведения пересортицы ответственным лицом составляется объяснительная о недостаче при инвентаризации, образец которой позволит оформить документ правильно. В этом случае МОЛ объясняет допущенную пересортицу.

Более подробно о пересорте товара можно прочитать в статье.

Технологические потери

В ходе производства часть материалов может быть утеряна. В этом случае речь идет о технологических потерях. Часть недостачи может быть списана именно на них. Законодательство не занимается созданием нормативов технологических потерь, поэтому они устанавливаются индивидуально на каждом предприятии. Но это не значит, что если при инвентаризации выявлена недостача, то ее можно полностью списать на технологические потери.

Организация может установить на своем предприятии лимиты безвозвратных отходов по каждой разновидности используемых материалов и сырьевой продукции. Но эти лимиты должны быть подтверждены расчетами, выполненными исходя из способов транспортировки сырья и производственных циклов организации.

В этом случае может возникнуть вопрос, как провести инвентаризацию при недостаче. Необходимо руководствоваться технологическими картами, сметами. Их созданием занимаются контролирующие работники, а лимиты утверждают руководители.

Хищение как причина недостачи

Не все сотрудники добросовестно выполняют свои обязанности. Из-за халатности ответственных лиц может встать вопрос, как произвести возмещение недостачи при инвентаризации.

Трудовой кодекс (ст. 22) гласит, что руководитель организации может возместить ущерб, причиненный предприятию, со своих работников после привлечения их к материальной ответственности. Действовать в этом случае нужно следующим образом:

  • собирается инвентаризационная комиссия;
  • проводится инвентаризация;
  • выясняются причины, повлекшие за собой появление недостач;
  • сотрудник пишет объяснительную (если работник отказывается составлять объяснительную и не подписывает приказ о недостаче при инвентаризации, то комиссия составляет акт);
  • определяется объем понесенных потерь и порядок удержания части зарплаты с работника в счет погашения причиненного ущерба.

Многое зависит от того, какую материальную ответственность несет сотрудник. Существует несколько разновидностей ответственности:

  • ограниченная и полная;
  • коллективная и индивидуальная.

Для взыскания денежных средств с работника составляется приказ о недостаче при инвентаризации (образец поможет внести все данные верно). Этот порядок используется, если нанесенный ущерб не выше ежемесячной зарплаты. Если же сумма больше, а сам работник выплачивать ее отказывается, то руководитель организации должен обратиться в суд. Сделать это нужно не позднее чем через 1 год после выявления недостачи.

Если речь идет о коллективной ответственности, то после инвентаризации недостачи удержание с работников проводится в соответствии со степенью вины каждого из них. Во внимание берут и другие факторы:

  • сумма ежемесячной зарплаты;
  • срок работы на занимаемой должности.

Все это влияет на размер выплачиваемых сумм работников.

Виновных не нашли

Если же ни одна из форм списания не подходит организации, и найти виновных руководителю не удалось, то отражение недостачи при инвентаризации связывается с финансовыми результатами. Именно на них в этом случае списываются убытки.

В ситуациях, когда недостача товаров связана с основной деятельностью предприятия, может возникнуть вопрос с уже уплаченным НДС. Не все бухгалтера знают, что в этом случае делать с налогом. Если на предприятии образовалась недостача при инвентаризации, НДС подлежит восстановлению. Сделать это нужно в том налоговом периоде, когда она была выявлена.

Недостача при инвентаризации: проводки

Установление причин недостачи – не единственный вопрос, стоящий перед бухгалтером и руководителем организации. Понимание корня проблемы может дать ответ на вопрос, как списать недостачу при инвентаризации.

Если речь идет о недостачах в размерах допустимой естественной убыли, то их списывают на издержки предприятия. В этом случае может быть использована одна из следующих проводок:

  • Д 20 (23, 25, 26, 44) – К 94.

При этом вписывается сумма в пределах естественной убыли. Если же в ходе перевозки или хранения ТМЦ произошла порча или появилась недостача, то недостача товара при инвентаризации (проводки по дебету те же, а по кредиту используется счет 80) списывается на материальные расходы.

Если же в появлении недостачи виновны ответственные лица, то используются следующие проводки:

  • Д 73-2 – К 94 – относит недостачу на виновное лицо;
  • Д 73.2 – К 98 – определяет разность между суммой, подлежащей взысканию, и балансовой ценой утерянных товаров;
  • Д 98 – К 91-1 – отображает разность между взысканными деньгами и стоимостью товаров на балансе.

В этом случае учет недостачи при инвентаризации позволяет считать возмещенный ущерб внереализационным доходом. Когда работник признает свою вину и берет на себя обязательство возместить ущерб, и возникает этот внереализационный доход.

Если же в ходе проверки не были установлены ответственные лица, а списать недостачу на естественную убыль нельзя (она превышает ее), то используется следующая проводка списания недостачи при инвентаризации:

Она применима и в том случае, если в судебном порядке было отказано во взыскании недостачи с виновного лица.

Любая ситуация требует отдельного рассмотрения. Ведь отличаются не только способы возмещения причиненного ущерба, но и то, как этот ущерб отражается в бухучете. Все основные проводки недостач при инвентаризации были рассмотрены.

Образец объяснительной о недостаче при инвентаризации

Образец объяснительной о недостаче при инвентаризации выглядит следующим образом:

Образец приказа о недостаче при инвентаризации

Образец приказа о недостаче при инвентаризации выглядит следующим образом:

okbuh.ru

admin