Приказы по личному составу организации

Приказы по личному составу

Формирование кадрового состава – одна из важнейших функций кадровой службы, определяющая эффективность работы всей организации, ее способность решать поставленные задачи. От качества исполнения этой функции зависит и репутация организации, и судьба каждого работника. Ошибка в неточно, небрежно, непрофессионально составленном приказе о назначении или увольнении может стать причиной несостоявшейся карьеры или даже несложившейся жизни.

Приказ по личному составу – акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, являющийся основным документом, упорядочивающим процесс управления персоналом и движения кадров.

Приказы по личному составу относятся не только к распорядительным документам, но и к первичным учетным документам. Они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и одновременно являются основанием начисления ему заработной платы.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности предприятия, несмотря на то, что оформляются на одинаковых бланках. При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти.

Обязательными реквизитами приказов по личному составу, оформляемых на бланках организации для внутренних документов, являются:

• наименование вида документа;

• регистрационный номер документа;

• заголовок к тексту;

• визы согласования документа.

Приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой (индивидуальный) приказ касается одного лица, в его заголовке пишется: «О приеме на работу. «, «О переводе на другую работу. » и т.п.

Сложный приказ содержит несколько распорядительных пунктов. При решении одного вопроса его заголовок формулируется в соответствии с решаемым вопросом. Если приказ содержит несколько кадровых вопросов, заголовок отсутствует или формулируется в обобщенном виде («По личному составу»), вопросы располагаются в определенной последовательности (назначение, перевод, увольнение), при перечислении в одном пункте нескольких фамилий они указываются в алфавитном порядке.

Как правило, тексты приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «приказываю», что характерно для приказов по основной деятельности. Поэтому приказы по личному составу непосредственно начинаются с распорядительного действия:

• «ПРИНЯТЬ» на работу (указываются установленный размер оплаты труда, т.е. оклад, надбавка, предусматриваемая индексация; тарифная ставка, а также, при необходимости, условия приема: «временно с ___ по ___ «, с испытательным сроком, его продолжительность);

• «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» на другую работу (указываются новая должность и подразделение, вид перевода, а для временных переводов – продолжительность, причина перевода – в полном соответствии с требованиями ТК РФ, при необходимости – изменение оплаты труда);

• «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК» (указываются его вид, продолжительность, дата начала и окончания);

• «КОМАНДИРОВАТЬ» (указываются дата и продолжительность командировки, место направления и наименование предприятия);

• «УВОЛИТЬ» (точное указание причины увольнения).

Унифицированные формы приказов о приеме работников на работу, переводе на другую работу, прекращении (расторжении) трудового договора (служебного контракта), о поощрении работников, предоставлении отпуска или направлении в командировку утверждены Постановлением об утверждении унифицированных форм по учету труда и его оплаты.

studme.org


Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Курс ЦБ РФ

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении .

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

arhivuslugi.ru

Приказы по личному составу

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 2

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу относятся к одним из наиболее важных документов, образующихся в кадровом делопроизводстве. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете по таким документам осуществляются практически все действия, совершаемые юридическим лицом в области кадровой политики: прием на работу сотрудников, перемещение их по должности, увольнение.

На основании приказов по личному составу осуществляется начисление заработной платы, а также производятся иные выплаты, установленные соответствующими нормативными документами. Исходя из значимости приказов по личному составу, качеству их подготовки следует уделять особое внимание. Тем не менее при их составлении все еще встречаются ошибки.

Рассмотрим их на отдельных примерах. Примеры взяты мной из конкретных документов конкретных организаций. Имена, отчества и фамилии сотрудников, безусловно, изменены.

Краткое содержание приказа

Иногда в приказе по личному составу не указывается краткое содержание документа. В соответствии с п. 2.6.16 Типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 (далее — Типовая инструкция), определено, что «заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа». В соответствии с указанным пунктом заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» («О ком?»), например:

Об изменении штатного расписания

Дата документа и редакция текста

Рассмотрим следующий пример.

О продлении срока действия трудового контракта

Николаеву Евгению Петровичу, газоэлектросварщику службы сантехсистем, вентиляции и контрольно-измерительных приборов и автоматики, продлить срок действия трудового контракта с 01.04.07 по 01 мая 2007 г. с окладом 19 000 руб. в месяц.

Основание: личное заявление Николаева Е.П.

Генеральный директор М.А. Михеев

Приведенный случай является одним из примеров того, когда в документе неправильно указывается дата. В п. 2.6.9 Типовой инструкции приводятся следующие способы написания даты:

«Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г.».

Указанный пункт, правда, носит название «Дата документа». Но ведь это не означает, что в тексте самого документа способ написания даты может быть произвольным. Хотя, к сожалению, лучшим аргументом тому на сегодняшний день является, пожалуй, только указанный пункт Типовой инструкции.

Таким образом, если применяется цифровой способ написания даты, то год указывается полностью («01.04.2007», а не «01.04.07»). А если применяется словесно-цифровой способ, то число месяца, имеющее одну цифру, указывается без применения первой цифры «0» («1 мая 2007 г.», а не «01 мая 2007 г.»).

Составляя приказ, необходимо также обращать внимание на унификацию принятых обозначений дат. Так, если вы избрали цифровой способ написания даты, то такой способ должен использоваться во всем документе. Можно избрать и другой способ, но использовать его нужно по аналогии.

Таким образом, правильно оформленный приказ, рассматриваемый нами в данном примере, должен выглядеть следующим образом:

О продлении срока действия трудового контракта

Николаеву Евгению Петровичу, газоэлектросварщику службы сантехсистем, вентиляции и контрольно-измерительных приборов и автоматики, продлить срок действия трудового контракта с 01.04.2007 по 01.05.2007 с окладом 19 000 руб. в месяц.

Основание: личное заявление Николаева Е.П. от 01.04.2007.

Генеральный директор М.А. Михеев

Встречаются недостатки и в редакции текстов приказов. Приведу пример. В организации одним из пунктов приказа был зафиксирован факт увольнения сотрудника. Но несколькими днями позже сотрудник был восстановлен в этой организации в прежней должности. Факт его восстановления был зафиксирован следующим образом:

«7. Пункт N 4 Приказа 105-к от 26.12.2000 об увольнении Федорова Сергея Ивановича считать недействительным».

С точки зрения кадрового делопроизводства, возможно, в тексте приказа нет ничего зазорного. Работник увольнялся, потом передумал, и по устному соглашению сторон его на прежней работе восстановили, закрепив это решение соответствующим документом. Но с точки зрения делопроизводства в данной формулировке есть недостатки:

1. При указании пункта не указывается знак «N» (номер). В этом нет абсолютно никакой необходимости. При составлении приказов пункты указываются только в виде цифр, знак «N» не указывается.

2. После наименования вида документа более высокую актуальность имеет дата его регистрации, и только потом — его номер. Поэтому в данном случае необходимо поменять эти реквизиты местами.

3. Также после наименования вида документа необходимо указывать название организации, издающей этот документ (можно использовать официально сокращенное, только если оно соответствует учредительным документам организации).

Таким образом, данная формулировка приказа может звучать следующим образом:

«7. Пункт 4 приказа ООО «Электротехника» от 26.12.2000 N 105-к об увольнении Федорова Сергея Ивановича считать недействительным».

Оформление реквизита «Подпись»

Иногда в приказах по личному составу неправильно указывается реквизит «Подпись». Встречаются такие варианты:

Генеральный директор М.П. Алексеев

Генеральный директор Алексеев М.П.

Ген. директор М.П. Алексеев

Генеральный директор М.П. Алексеев

Требование Типовой инструкции не предусматривает в реквизите «Подпись» наличия отступа «с красной строки». Также Типовой инструкцией определен способ расшифровки подписи: сначала идут инициалы, а затем фамилия; причем интервал между инициалами не делается, а делается, наоборот, между инициалами и фамилией. Наименование должности лица, подписавшего приказ, как правило, не сокращается.

Правда, в некоторых организациях внутренними инструкциями по делопроизводству установлены несколько иные требования; в частности и к реквизитам «Подпись». В целом организации имеют право издавать и свои инструкции по делопроизводству, ведь об этом упоминается и в Типовой инструкции. Так, согласно Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «РЖД», утвержденной Приказом ОАО «РЖД» от 05.01.2006 N 1, не предусмотрен пробел между инициалами и фамилией и т.п.

Но согласно требованиям Типовой инструкции правильным является следующее оформление реквизита «Подпись»:

Генеральный директор М.П. Алексеев

Оформление листа согласования

Встречаются ошибки и в заполнении листа согласования, например:

/Начальник ДПО С.Н. Михайлова

Заместитель начальника отдела кадров Н.М. Медведева

старший инспектор ОК Листьева М.А.

В первом случае — две характерные ошибки. Во-первых, в соответствии с п. 2.6.20 Типовой инструкции косая черта перед наименованием должности не допускается. В случае если документ визирует или подписывает сотрудник, замещающий конкретное должностное лицо, перед наименованием должности указывается наименование его фактической должности, например: «Заместитель директора», а если замещение оформлено распорядительным документом организации как исполнение обязанности ее руководителя, указывается обозначение «и.о.» (исполняющий обязанности). Согласно приведенному пункту исправления можно внести как от руки, так и машинописным способом.

Во-вторых, сокращение в наименовании структурных подразделений организации допускается только в том случае, если это установлено распорядительными документами самой организации. Но с юридической точки зрения со временем может возникнуть проблема сохранности тех документов, которыми предусмотрены указанные сокращения. Поэтому считается более целесообразным при подготовке распорядительных документов подобных сокращений не использовать.

Рассмотрим еще один реквизит — «Отметка об исполнителе». Согласно п. 2.6.24 Типовой инструкции отметка об исполнителе, которая проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, не включает в себя наименование его должности. Отметка включает в себя только фамилию исполнителя, размещаемую на одной строке, и номер телефона исполнителя на другой без применения слов «Исп.» (исполнитель) и «т.» или «тел.» (телефон).

Таким образом, лист согласования приказа по личному составу в данном случае и при отсутствии внутреннего распорядительного документа организации, предусматривающего наличие сокращений в наименованиях подразделений, должен выглядеть следующим образом:

Заместитель начальника договорно-

правового отдела М.Н. Федорова

Заместитель начальника отдела кадров Н.М. Медведева

Иногда делопроизводители кадровых служб оставляют для регистрации резервные (незаполненные) номера. Причины для этого могут быть разные, например хотели послать в командировку руководителя организации или кого-либо из сотрудников, а позже надобность в этом отпала и т.п. В этом случае факт отсутствия каких-либо регистрационных номеров необходимо отражать в предисловии к описи.

Обеспечение сохранности приказов по личному составу

при их изъятии сторонними организациями

Иногда производится изъятие приказов по личному составу правоохранительными, судебными и т.п. органами. В большинстве таких случаев документы организации не возвращаются (формируются в дела изымающих органов в качестве оснований для принимаемых решений, что, безусловно, неправильно: ведь они являются только основанием; но не каждая организация согласится оспаривать подобные решения — это уже, скорее, вопрос этический). В таких случаях помимо оформления процедуры изъятия актом с приложением оснований к указанному мероприятию необходимо оставлять копии приказов, желательно с приложением факсимиле и аналогичным отражением фактов изъятия в предисловии к описи.

Формирование документов в дело и передача

на архивное хранение

Теперь рассмотрим вопрос формирования документов в дела и передачи их на архивное хранение.

Приказы формируются в дело согласно номенклатуре дел. При больших объемах приказов по личному составу Основные правила (абз. 4 п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее — Основные правила)) рекомендуют формировать приказы по личному составу раздельно:

— приказы о приеме, увольнении, перемещении по должности; о предоставлении длительных (кроме очередных, учебных и т.п.) отпусков, зарубежных командировках;

— приказы о предоставлении очередных, учебных отпусков (кроме указанных в первой группе), дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Такое деление объясняется различием категорий данных приказов и различием в сроках их хранения и устанавливается из необходимости уменьшения объемов документов, хранящихся в ведомственном архиве, оптимизацией и удобством их выделения к уничтожению по истечении срока их хранения.

При формировании приказов в дела следует также учитывать, что основаниями к ним являются документы временного (до 10 лет) хранения, поэтому если для второй группы приказов это еще допустимо, то это никак недопустимо для первой группы, имеющей срок хранения 75 лет ЭПК.

Иногда приказы по личному составу формируют вместе с приказами по основной деятельности организации. Это грубое нарушение требований как Типовой инструкции, так и абз. 3 п. 3.5.5 Основных правил. Уполномоченные органы исполнительной власти в области архивного дела (в частности, например, Главное архивное управление г. Москвы) перед приемом таких документов на госхранение требуют обязательного разделения приказов по основной деятельности от приказов по личному составу, независимо от того, к какой части архивного фонда, предусмотренной Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (государственной, муниципальной или частной), относится издающая их организация.

www.hr-portal.ru

Приказы по личному составу

Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей. Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице. Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся.

Виды приказов

О приказах в целом мы уже говорили. Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение.

Приказы делятся на три категории: по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.

Приказы по личному составу

Определимся, что такое «личный состав».

Согласно федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3), документы по личному составу это «архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы. Неважно, главное – это всегда документы по труду.

Формы приказов по ЛС

Только часть приказов по личному составу составляется по унифицированным формам. Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д. Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации. Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав.

Особенности работы с приказами по личному составу

Первое и главное: приказы по личному составу ВСЕГДА хранятся отдельно от всех остальных. Даже если кадровых приказов 1000, а по ОД – 10, и наоборот, и искушение вести их все в одном журнале и подшивать в одну папку очень велико, делать так нельзя.

Еще раз: кадровые приказы всегда регистрируются и хранятся отдельно!

Второе: срок хранения приказов по личному составу отличается от срока приказов по ОД. Основная деятельность хранится постоянно. Личный состав в основном – 50 лет, если это документы созданы после 2003 года и 75, если раньше. Часть приказов по личному составу хранится 5 лет, но их не много. Сроки хранения установлены Перечнем типовых документов со сроками хранения от 2010 года в статье 19.

50 (75) лет хранятся приказы по личному составу:

  • о приеме работника на работу;
  • о перемещении;
  • о совмещении;
  • о переводе;
  • об увольнении;
  • об аттестации;
  • о повышении квалификации;
  • о присвоении званий (чинов);
  • об изменении фамилии;
  • о поощрениях и награждениях;
  • об оплате труда;
  • о премировании;
  • о различных выплатах;
  • о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • об отпусках по уходу за ребенком;
  • об отпусках без сохранения заработной платы;
  • о дежурствах по профилю основной деятельности;
  • о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
  • о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы по личному составу:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об отпусках в связи с обучением;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Третье: оформление приказов на хранение. Независимо от срока хранения, приказы по личному составу подлежат оформлению в дела по полному варианту: с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и сшиванием в четыре прокола. Это написано в Правилах работы архивов от 2015 года, пункт 4.19.

Четвертое: при ликвидации организации, если она не была источником комплектования гос. архива, ее приказы по основной деятельности, скорее всего, никому не нужны и будут уничтожены. А вот приказы по личному составу с длительными сроками хранения ликвидационная комиссия ОБЯЗАНА передать в гос. архив.

Вывод напрашивается сам собой: приказы по личному составу – очень ценные документы организации. Обрабатывать и хранить их нужно отдельно от всех остальных документов.

thebestsecretary.ru

Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

Вопрос-ответ по теме

Просьба помочь с перечнем приказов, обязательно необходимых в организации. При создании и ежегодных.

Определенного перечня обязательных приказов нет. В соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 приказы организации подразделяются на приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и приказы по административно-хозяйственным вопросам. К приказам по основной деятельности относятся:

— приказы об утверждении локальных нормативных актов организации (например, положения об оплате труда, положения о защите персональных данных, инструкций по технике безопасности, графика документооборота и т.д.);

Изменения в кадровых документах:

-приказ об утверждении учетной политики;

— приказ об утверждении штатного расписания;

-приказ о назначении ответственных лиц (за охрану труда, за пожарную безопасность, за ведение табеля ипользования рабочего времени, за ведение воинского учета и т.д);

-приказ об утверждении норм списания ГСМ;

-приказ об утверждении перечня лиц, которым выдаются деньги в подотчет;

-приказ о создании структурного подразделения;

— и прочие приказы.

Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 2, Февраль 2006

Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России.

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 9, Сентябрь 2013

www.26-2.ru

admin